قسم الشؤون المالية:
يختص القسم بالعديد من المهام من ضمنها إعداد تقديرات مشروع الموازنات السنوية لمصاريف الملحقية والطلبة، وامساك السجلات الخاصة بالمصروفات وإنجاز جميع المعاملات المالية الخاصة بالملحقية والطلبة.
وبالنسبة لصرف المستحقات المالية للطلبة المبتعثين، يتبع القسم الاجراءات التالية:
المخصصات الشهرية:
1. في منتصف كل شهر يقوم المشرفون الأكاديميون بمراسلة الجامعات للتأكد من إنتظام الطلبة في الدراسة ومن ثم يرسل المشرفون الأكاديميون قائمة بأسماء الطلبة المتواجدين على مقاعد الدراسة والمجازين في الاجازة السنوية والمحددة من قبل الجامعة للقسم المالي لتحويل مخصصات الطلبة.
2. يقوم القسم المالي بإعداد قائمة بأسماء الطلبة المنتظمين على مقاعد وتتم مخاطبة بنك CIMB لاتخاذ الاجراءات اللازمة لتحويل المخصصات الشهرية للطلبة خلال الفترة من 20-25 من كل شهر.
3. تحتاج عملية التحويل من حساب الملحقية لحساب الطلبة من يوم واحد – إذا كان حساب الطالب في بنك الـ CIMB-إلى ثلاثة أيام عمل (لا يتخللها اجازات) – اذا كان حساب الطالب في بنك آخر غير CIMB- .
الاطار الزمني للحصول على المخصصات الشهرية هو خلال الفترة من 20-25 من كل شهر.
ملاحظات:
1- يتم إيقاف صرف مخصصات الطالب إذا كان غير منتظم في الدراسة أو كان لدى القسم الأكاديمي ملاحظات أكاديمية حول الطالب، أو إذا كانت بعثة الطالب في النظام الإلكتروني لوزارة التعليم العالي والبحث العلمي والابتكار (أساس) منتهية، حيث يتوجب على الطالب تقديم طلب تمديد للبعثة بالمتابعة والتنسيق مع القسم الأكاديمي.
2- إذا تأخر انزال المخصص الشهري للطالب إلى بعد تاريخ 25 من الشهر ، يرجى مخاطبة الملحقية بالبريد الالكتروني على العنوان info@om-cao.com لتقوم الملحقية بمتابعة الموضوع مع البنك.
3- نود التوضيح بأنه يصرف المخصص الشهري للطالب مقدماً (على سبيل المثال ، مخصص شهر ابريل يتم انزاله في حسابات الطلبة في أواخر شهر مارس وهكذا).
تقديم المخصصات الشهرية:
يمكن للطالب خلال أشهر الاجازة الصيفية أو خلال فترة التدريب و المحددة من قبل ادارة الجامعة طلب تقديم مخصصاته الشهرية لمرة واحدة فقط خلال العام.
لتقديم المخصصات الشهرية يرجى اتباع الخطوات التالية:
1. ارسال طلب للملحقية الثقافية على البريد الالكتروني الخاص الملحقية info@om-cao.com يطلب فيها تقديم مخصصه الشهري مع ضرورة ذكر اسمه بالكامل و مقر دراسته و أسباب طلبه لتقديم مخصصه الشهري.
2. تقوم الملحقية بإعلام الطالب باستلامهم لطلبه و تحويله للقسم المالي.
3. يرسل القسم المالي استمارة الإجازة و تقديم المخصص الشهري للطالب.
4. بعد ملئ الطالب للاستمارة و التوقيع عليها يعيد ارسالها للقسم المالي على البريد الالكتروني التالي: info@om-cao.com
5. يتم التأكيد مع الجامعة بشأن إجازة الطالب أو الفترة التدريبية حسب ما هو مذكور في إستمارة تقديم المخصص الشهري بالتنسيق مع القسم الأكاديمي.
6. تخاطب الملحقية البنك لاتخاذ الاجراءات اللازمة لتحويل المخصصات الشهرية المراد تقديمها لحساب الطالب .
7. تحتاج عملية التحويل من حساب الملحقية لحساب الطالب من يوم واحد – إذا كان حساب الطالب في بنك الـ CIMB-إلى ثلاثة أيام عمل (لا يتخللها اجازات) – اذا كان حساب طالب في بنك آخر غير CIMB- .
ويمكن تعبئة طلب تقديم المخصص الشهري أونلاين من خلال الرابط التالي:
الاطار الزمني للحصول على المخصصات الشهرية مقدماً يستغرق 3 أيام عمل (لا يتخللها اجازات) من تاريخ إستلام الإستمارة والمستندات المؤيدة وتأكيد الجامعة على فترة الإجازة أو التدريب.
بدل الدراسة:
وهو عبارة عن مبلغ مالي يصرف للطالب المبتعث لشراء الكتب والمعدات والملابس إستعداداً للعام الدراسي الجديد ويصرف خلال شهر سبتمبر من كل عام .
بدل مشروع التخرج:
وهو عبارة عن مبلغ مالي يصرف للطالب المبتعث لمساعدته في إعداد البحوث ومشروع التخرج المطلوب من قبل الجامع، ويصرف له مرة واحدة فقط خلال البعثة.
بدل الوزن الزائد:
وهو عبارة عن مبلغ مالي يصرف للطالب المبتعث خلال السنة الأخيرة من الدراسة لمساعدته لشراء وزن إضافي لوزن التذكرة الأساسي لنقل أغراضه من ماليزيا للسلطنة في نهاية البعثة.
ملاحظة هامة:
كل المستحقات المالية التي ذكرت ترسل من قبل الملحقية الثقافية لحساب الطالب المبتعث في ماليزيا حصراً ، ويجب على الطالب إبلاغ الملحقية في حالة تغيير حسابه البنكي أو أية مشكلة في الحساب كما يجب على الطالب الإبقاء على الحساب البنكي مفتوحاً وفعالاً حتى يكتمل صرف جميع المستحقات المالية الخاصة به.
